Klubwerk
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Erstgespräch

Der IT-Dienstleister für Cannabis Social Clubs · Niedersachsen & NRW

Euer Club braucht keinen IT-Menschen. Nur einen, den ihr rufen könnt.

Online-Shop, Website, E-Mail, Sensoren im Anbauraum, KI-Auswertung: Was euer Club digital braucht, richten wir ein, verbinden es und automatisieren, was ihr heute von Hand macht. Nach Bedarf statt in Vollzeit, damit der Betrieb nicht an zwei, drei Leuten hängt, abends und am Wochenende.

Kostenloses Erstgespräch buchen Was wir machen →
  • Aufgebaut und täglich im Einsatz in einem laufenden Cannabis Social Club
  • Niedersachsen und NRW · eine feste Ansprechperson
VorherWenn alles bei dir landet
Fünf Systeme, keins spricht mit dem anderen
Zahlen von Hand von A nach B getragen
Zugänge und Tabellen quer über drei Postfächer
↓Klubwerk
NachherRuhe

Einer kümmert sich.

Die Systeme melden sich von selbst
Die Unterlagen entstehen beim Arbeiten
Ein Blick zeigt, was ansteht

Was wir machen

Acht Dinge, eine Zuständigkeit.

Einrichten ist einmalig, die Betreuung läuft danach weiter.

Clubsoftware Auswählen oder fertig einrichten: Mitglieder, Beiträge, Sorten. Alles unter euren Zugängen.
Website und Auffindbarkeit Die Website des Clubs und die Einträge, über die ihr gefunden werdet.
Online-Shop und Kasse Der Shop des Clubs, angebunden an Software und Kassenbuch.
E-Mail, WhatsApp und Kanäle Postfächer, Adressen und ein Kanal je Zweck, statt einer Gruppe für alles.
Sensoren im Anbauraum Klimawerte landen von selbst im System und melden sich, wenn etwas nicht passt.
KI und Automationen Wiederkehrende Handarbeit läuft automatisch, die Daten werden ausgewertet.
Zahlen und Nachweise Kassenbericht, sortierte Belege, Behördennachweise, Fristen.
Gründung und Aufbau Vom Standortcheck bis zur ersten Ernte, mit der Kanzlei an der Seite.

Alle Leistungen im Detail →

Warum es hakt

Wer macht das, wenn einer von euch zwei Wochen weg ist?

Nichts davon ist dramatisch, solange jemand abends nachträgt, was tagsüber liegen blieb. Genau das ist die unbesetzte Stelle: Diese Arbeit gehört keiner Vereinsrolle, also bleibt sie an denen hängen, die ohnehin alles machen.

Vorstand · Gruppe22:47
Wer macht Freitag die Ausgabe?
Dachte, das steht auf einer Liste.
Welche Liste?
mitglieder_final_v4.xlsx
Fischer, M.offen?
Brandt, K.bezahlt
Özdemir, S.k. A.
Ernte Die Ernte ist nirgends eingetragen. War vor neun Tagen. Wer sie eingetragen hat: keine Antwort seit drei Tagen.

Aus dem Selbstcheck

01Gleicht jemand die Zahlungseingänge von Hand mit der Beitragsliste ab?
02Gibt es Aufgaben, die nur eine einzige Person erledigen kann?
03Bleiben Anfragen von Interessierten manchmal länger als eine Woche liegen?
04Werden Aufzeichnungen aus dem Anbau abends oder am Wochenende nachgetragen?
Jetzt Selbstcheck durchführen →

Was sich ändert

Danach läuft der Betrieb, auch wenn jemand ausfällt.

Eure Systeme bleiben, wo sie sind. Wir sorgen dafür, dass die Zahlen darin stimmen, und hängen daran, was fehlt.

Nichts spricht miteinanderClubsoftware, Sensoren, Postfach und Kasse laufen nebeneinander
Doppelt gepflegtdieselben Daten in der Software und daneben in einer Tabelle
Absprachen im Chatgehen im Verlauf unter
KlubwerkAufbau · Betreuung
Die Zahlen sind geprüftwas aus den Systemen kommt, wird nachgerechnet, bevor ihr euch darauf verlasst
Was auffällt, wird gemeldetbevor aus einer Abweichung ein Problem wird
Für jede Aufgabe gibt es jemandenund eine Vertretung, damit der Betrieb nicht an einer Person hängt

Die Grenze

Was fehlt, ist selten ein Programm.

Ein Vorstand hat uns genau das geschrieben: Mitgliederverwaltung, Beiträge, Dokumentation, Kommunikation, alles längst in der Clubsoftware. Stimmt. Bis zur Ausgabe führt sie euch zuverlässig. Sie sieht aber nur, was jemand einträgt. Das Bargeld in der Schublade, der eigene Shop und der Stapel Belege für den Steuerberater gehören nicht dazu.

Das erledigt eure Software

  • Mitglieder, Beiträge, Kontingente
  • Bestand vom Samen bis zur Theke
  • Abgabe, Etiketten, Nachweise
  • Jahresbericht und Exporte

Das entscheidet, ob es trägt

  • Ob die Zahlen stimmen, die herauskommen
  • Ob jemand die Auswertung liest und daraus handelt
  • Was außerhalb liegt: Anfragen, Sensoren, Steuerberater, Fristen
  • Ob der Betrieb ohne eine bestimmte Person weiterläuft

Wachstum

Weil ihr nicht werben dürft, entscheidet der Betrieb über das Wachstum.

Ein Cannabis Social Club darf keine Anzeige schalten, keinen Flyer verteilen, keine Kampagne fahren. Wer trotzdem voller werden will, hat genau drei Stellschrauben. Alle drei liegen im Betrieb.

Gefunden werden Werbung ist verboten, sachliche Information nicht. Öffnungszeiten, Kontakt, Aufnahmeverfahren, Einträge in Kartendiensten und Verzeichnissen. Wir sorgen dafür, dass ihr dort steht, wo jemand sucht.
Zeitnah antworten Aus einer Anfrage, die zwei Wochen liegt, wird selten ein Mitglied. Im Referenzclub wurde aus fast jeder einzeln und zeitnah beantworteten Anfrage ein Mitglied. Das ist sechsmal so oft wie im Sammelversand.
Mehr Mitglieder auch tragen Wachstum heißt mehr Beiträge, mehr Ausgabetage, mehr Nachweise. Wer das von Hand macht, hört irgendwann auf zu wachsen, weil niemand mehr Zeit hat. Das ist die eigentliche Obergrenze der meisten Clubs.

Der Beweis

Aufgebaut bei GREENOS e.V., Osnabrück.

Dort sind wir seit der Gründung dabei und haben den Betrieb digital aufgebaut. Klubwerk ist daraus entstanden. Was genau gebaut wurde und was es gebracht hat, steht in der Fallstudie. Auf Wunsch vermitteln wir ein Gespräch mit einem Vorstandsmitglied, wenn der Club zustimmt.

Kostenloses Erstgespräch buchen Die Fallstudie im Detail →

Was das ausmacht

Aus zehn Stunden Betrieb pro Woche wird etwa eine.

10 → 1

Std. pro Woche

Modellrechnung für einen Club mit 250 Mitgliedern. Sie wird durch Messwerte aus dem laufenden Betrieb ersetzt, sobald ein voller Zyklus erhoben ist.

Was ihr nicht mehr macht

Das meiste davon macht ihr nie wieder von Hand.

Sonntag, 23:40 Monatsabschluss steht an Belege im Auto, Tabelle halb gepflegt
→
Kassenbericht aus Belegen zusammensuchen45 Min → 2 Min
Anfragen aus dem Postfach übertragen und einladen30 Min → 5 Min
Klimawerte abschreiben und prüfen20 Min → 0
Belege für den Steuerberater sortieren60 Min → 10 Min
Nachfragen, wer was gemacht hatentfällt

Dieselbe Modellannahme wie die Zahl darüber: typische Werte, keine Messung.

Rechnet sich das bei euch?

Rechne es für deinen Club durch.

250
€ / Std.
Optional. Ohne Angabe rechnen wir nur in Stunden. Was du einträgst, bleibt in deinem Browser.
Verwaltung heute 10,0 Std. pro Woche
Danach 1,0 Std. pro Woche
Gesparte Zeit im Jahr 468 Stunden

Das entspricht einem Gegenwert von € im Jahr

Hochrechnung aus der Modellrechnung oben: ein fester Sockel plus ein Anteil, der mit der Mitgliederzahl steigt. Keine Messung, eine Größenordnung für das Erstgespräch.

Zeile für Zeile nachrechnen
VorgangVorherNachher
Beitragsabgleich und Mahnwesen 3,0 Std. 0
Mitgliederpflege, Status, Anfragen 2,0 Std. 0,5 Std.
Chargen und Aufzeichnungen aus dem Anbau 2,0 Std. 0,25 Std.
Klimawerte notieren 1,0 Std. 0
Unterlagen suchen, Zahlen abgleichen 1,0 Std. 0
Leute erinnern, nachfragen, koordinieren 1,0 Std. 0,25 Std.
Summe pro Woche 10,0 Std. 1,0 Std.

Beispielrechnung für einen Club mit 250 Mitgliedern. Alle Werte als Wochenschnitt. Nicht gezählt (vorher wie nachher): Mitgliedergespräche, Sitzungen, Kassenprüfung, Versammlung. Das ist Clubführung, kein Betrieb.

Kostenloses Erstgespräch buchen

So läuft es ab

Fünf Schritte, mit Zeitangaben.

Nach Schritt drei weißt du, was es kostet und wie lange es dauert.

  1. 01
    ErstgesprächWir schauen uns an, wo dein Club steht. Kein Verkaufsgespräch.
    30 Minuten
  2. 02
    OnboardingRemote: Zugänge, Ansprechpartner, Zeitplan. Damit läuft das Projekt, bevor jemand vor Ort war.
    direkt nach Beauftragung
  3. 03
    BestandsaufnahmeWir sehen uns an, was im Club tatsächlich passiert, nicht, was auf dem Papier steht. Daraus wird der verbindliche Plan.
    ein Tag vor Ort
  4. 04
    AufbauWir setzen zuerst um, was bei euch am meisten Zeit frisst. Was das ist, legt die Bestandsaufnahme fest. Dazu Zwischenstände und zwei Termine vor Ort: Einrichtung und Schulung an euren echten Fällen.
    in der Regel vier bis acht Wochen
  5. 05
    Übergabe und BetreuungBetriebshandbuch und Zugangsübersicht. Danach begleiten wir den laufenden Betrieb weiter.
    danach laufend

Der Zeitfaktor

Rückwirkend geht nicht.

Aufzeichnungen entstehen im Moment der Arbeit oder gar nicht. Drei Termine im Club kannst du planen, aber keinen davon nachholen:

Die erste KontrolleDie Pflichtmeldung zum 31.01.Der erste Tag mit Ausgabe

Wer dahintersteht

Eine feste Person, kein wechselndes Team.

Systeme verbinden, Abläufe automatisieren und KI anbinden ist seit Jahren unser Handwerk. Für euren Club heißt das: einer, der alles kennt, statt drei Anbieter, die sich nicht kennen. Und fällt die Ansprechperson aus, führt das Betriebshandbuch jemand anderen durch jeden Ablauf. Wer dahintersteht: siehe Über uns.

NO
Nihat OnurDeine Ansprechperson
Mehr über uns →

Fragen

Was Clubvorstände zuerst wissen wollen.

Wir haben schon eine Clubsoftware. Was macht ihr dann?

Gut, dann fangen wir nicht bei null an. Was fehlt, ist selten ein Programm, es ist das Drumherum: Daten müssen in die Systeme hinein, Unterlagen müssen als Dokument heraus, und jemand muss beurteilen, ob die Zahlen stimmen. Genau dafür sind wir da. Was das Bereich für Bereich heißt, steht unter Leistungen.

Dürft ihr für uns Mitglieder werben?

Nein. Das darf auch sonst niemand, Werbung für Cannabis Social Clubs ist verboten, im Gesetz heißen sie Anbauvereinigungen. Erlaubt ist sachliche Information: Öffnungszeiten, Kontakt, Satzung, das Aufnahmeverfahren. Dafür sorgen wir. Was im Einzelfall zulässig ist, entscheidet die Behörde und nicht wir.

Was kostet das?

Einen Preis von der Stange gibt es nicht, weil der Umfang vom Club abhängt: Mitgliederzahl, vorhandene Systeme, wie viel Betreuung ihr danach wollt. Nach der Bestandsaufnahme steht der Rahmen schwarz auf weiß im schriftlichen Angebot. Vorher wäre jede Zahl geraten. Das Erstgespräch und die Einschätzung, ob sich das für euch rechnet, kosten nichts.

Wie viel Arbeit macht die Umstellung für uns?

Das Onboarding läuft remote, die Bestandsaufnahme ist ein Tag vor Ort, dazu kommen zwei Termine für Einrichtung und Schulung an euren echten Fällen. Dazwischen brauchen wir von euch vor allem Zugänge und Antworten. Den Rest bauen wir. Der Club läuft während des Aufbaus normal weiter.

Übernehmt ihr die Verantwortung gegenüber der Behörde?

Nein. Die Verantwortung für die gesetzlichen Pflichten liegt beim Vorstand und bleibt dort. Wir sorgen dafür, dass er sie erfüllen kann: dass die Nachweise geführt sind, die Fristen bekannt und die Unterlagen auffindbar. Alles andere wäre ein Haftungsversprechen, das niemand seriös geben kann.

Verkauft ihr eine eigene Software?

Nein, kein Produkt, keine Lizenzen. In der Bestandsaufnahme wählen wir gemeinsam die Software aus, die zu eurem Club passt, oder richten die ein, die ihr schon gekauft habt. Sie läuft unter euren Zugängen und gehört euch.

Warum nicht einfach jemanden einstellen?

Weil das Problem damit nur umbenannt ist. Eine Aushilfe erledigt dieselbe Handarbeit jeden Monat aufs Neue. Das Wissen sitzt wieder in einem einzigen Kopf. Fällt er aus, steht alles. Dazu kommen Monate für Suche und Einarbeitung, Vertretung bei Urlaub und Krankheit. KCanG kennt kaum eine Bewerberin. Wir bauen die Arbeit stattdessen einmal weg: Der Aufbau ist einmalig, die Betreuung läuft monatlich. Das Wissen steht im Betriebshandbuch statt in einem Kopf.

Braucht ihr Zugriff auf unsere Mitgliederdaten?

In der Regel ja, sonst lässt sich die Beitrags- und Mitgliederverwaltung nicht einrichten. Was dabei gilt, steht direkt unter diesen Fragen im Abschnitt zum Datenumgang.

Was passiert, wenn wir kündigen?

Nichts bricht weg, denn es lief nie unter unseren Zugängen. Mit dem Betriebshandbuch kann jemand anderes jeden Ablauf übernehmen.

Wie lange dauert der Aufbau?

In der Regel vier bis acht Wochen. Den verbindlichen Zeitraum nennen wir aber erst nach der Bestandsaufnahme, nicht vorher. Er hängt vom Umfang ab, von schon vorhandenen Systemen und davon, wie schnell wir Zugänge und Auskünfte bekommen.

Für wen ist das nichts?

Für alle, die ihre Abläufe nicht ändern wollen. Ein System, das neben den gewohnten Wegen herläuft, wird nicht benutzt. Und für laufende Clubs außerhalb von Niedersachsen und NRW, weil zum Aufbau Termine vor Ort gehören. Ihr seid noch in Gründung? Dafür gibt es die Seite Club gründen.

Zum Datenumgang

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVODen Vertrag bekommst du vor Projektbeginn, nicht irgendwann danach.
Benannte Konten, keine geteilten ZugängeJeder Zugriff ist einer Person zuzuordnen, auch unserer.
Alles läuft unter euren ZugängenEndet die Zusammenarbeit, bleibt alles da, wo es ist. Auch das Betriebshandbuch.
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Ihr baut neu auf? Für Gründungsteams und Investoren gibt es eine eigene Strecke: die Reihenfolge, die Kosten und die Risiken beim Aufbau von Grund auf.

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Nächster Schritt

Lass uns 30 Minuten auf deinen Club schauen.

Kostenlos und unverbindlich. Danach weißt du, wo dein Club steht und ob sich eine Zusammenarbeit für dich rechnet.

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So kommt der Termin zustande

Schreib uns kurz. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen mit zwei oder drei Terminvorschlägen.

Lieber direkt klubwerk@dx-digital.de
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