Verwaltung für Anbauvereinigungen
Dein Verein läuft. Aber nur, solange du da bist.
Der Anbau ist 20 % des Erfolgs. Die anderen 80 % sind Verwaltung, Nachweise und Fristen — die bauen wir dir, damit du dafür niemanden einstellen musst.
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184Beiträge offen
3Nachweise § 26
100 %Fristen 30 Tage
001 — Warum es hakt
Die Verwaltung liegt verteilt. Nur nicht dort, wo man sie sucht.
Beiträge sind das eine. Das andere sind die Nachweise — und die fallen erst auf, wenn jemand danach fragt.
02 — Was passiert ohne dich
Zehn Stunden pro Woche. Und dann fällst du zwei Wochen aus.
Über zehn Stunden Verwaltung pro Vorstand und Woche sind in Anbauvereinigungen der Normalfall. Was passiert, wenn diese Stunden zwei Wochen ausfallen, sieht so aus.
03 — Die Lösung
Links, was an dir hängt. Rechts, was von selbst läuft.
Der Aufbau passiert einmal. Danach ist Verwaltung kein Dauereinsatz mehr, sondern ein Betrieb — und der läuft weiter, wenn du zwei Wochen weg bist.
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04 — Der Mechanismus
Compliance als Abfallprodukt eurer täglichen Arbeit.
Die Dokumentationspflichten werden zu einem lautlosen Hintergrundprozess. Ihr macht eure normale Arbeit — die Nachweise entstehen dabei von selbst.
Gescannt statt notiert
Jede Abgabe wird beim Scan erfasst und manipulationssicher verankert. Kein Formular, kein Zettel, keine Nacherfassung am Abend.
Abgeglichen ohne Zutun
Die Daten laufen automatisch zusammen: Bestand, Mengen, Mitgliedsstatus, Beitragslage. Niemand pflegt Listen nach.
Ein Ordner statt zehn Baustellen
Die §-26-Unterlagen sind jederzeit vollständig, die Pflichtmeldung zum 31.01. ist vorbereitet. Klingelt die Behörde, liegt alles bereit.
05 — Was aufgebaut wird
Zwei Bausteine. Mehr braucht es nicht.
Der Aufbau passiert einmal. Die Betreuung läuft monatlich und ist jederzeit kündbar. Was davon für deinen Verein sinnvoll ist, klären wir in der Bestandsaufnahme.
Klubwerk ist kein Produkt mit Lizenzgebühr. In der Bestandsaufnahme wählen wir die Vereinssoftware aus, die zu eurem Betrieb passt — oder richten die ein, die ihr schon habt. Ihr kauft sie selbst, unter euren Zugängen. Wir bauen alles darum herum.
Der Aufbau
Wir richten die Verwaltung einmal vollständig ein — Software, Abläufe, Zuständigkeiten.
- Auswahl und Einrichtung der passenden Vereinssoftware: Mitglieder, Beiträge, Sorten, Lieferanten
- Mitgliedschaftsprozess mit Status-Logik und Rechten je Status
- Beitragsabgleich per SEPA, Gläubiger-ID, Mahnlauf
- Dokumentation nach § 26 als terminierte Routine
- Abgabe per Scan: Charge, Menge von der Waage, Kennzeichnung und Nachweis in einem Durchgang
- Ausgabe vorbereitet: wer bekommt was, steht als Liste bereit statt auf Zuruf am Tresen
- Abrechnung auf Knopfdruck: Einnahmen eines Zeitraums als Bericht, nicht aus Belegen zusammengesucht
- Klimawerte je Raum laufen ins System statt auf Zettel im Growraum
- Grower-Routinen: feste Tagesabläufe, damit niemand nachfragen muss
Am Ende steht das Betriebshandbuch: wer macht was, wo, wann — plus Zugangsübersicht.
Die Betreuung
Danach halten wir den Betrieb am Laufen — so weit, wie du es brauchst.
- Monatsbericht aus den Betriebsdaten
- Prüfung der Dokumentation, bevor Lücken zum Problem werden
- Beitrags- und Mahnlauf betreut
- Anpassungen, wenn sich Abläufe ändern
- Fester Ansprechpartner mit zugesagter Reaktionszeit
- Pflichtmeldung zum 31.01. vorbereitet, Behördenkorrespondenz auf Wunsch
Der Umfang wird auf deinen Verein zugeschnitten — kein Paketzwang, keine Mindestlaufzeit.
06 — Die Alternative
Jemanden einstellen löst das Problem nicht.
Sechs Punkte, an denen sich entscheidet, ob der Betrieb ohne dich weiterläuft.
07 — So läuft es ab
Vier Schritte, mit Zeitangaben.
Nach Schritt zwei weißt du, was es kostet und wie lange es dauert. Vorher sagen wir es nicht, weil wir es vorher nicht wissen können.
- ErstgesprächWir schauen uns an, wo dein Betrieb steht. Kein Verkaufsgespräch.
- BestandsaufnahmeDu bekommst einen schriftlichen Befund mit Prioritäten — er gehört dir.
- AufbauZwischenstände und zwei Schulungen an euren echten Fällen.
- Übergabe und BetreuungBetriebshandbuch und Zugangsübersicht. Danach begleiten wir den laufenden Betrieb weiter.
08 — Der Beweis
Wo das System läuft.
Eine Anbauvereinigung in Niedersachsen, rund 100 Mitglieder. Erlaubnis nach dem KCanG seit 04/2026, erste Ernte im August 2026, seitdem laufende Abgabe. Den Verein nennen wir nicht beim Namen — im Gespräch stellen wir den Kontakt her.
3. Abgabe
4. Nachweise
10 — Fragen
Was Vorstände zuerst wissen wollen.
Übernehmt ihr die Verantwortung gegenüber der Behörde?
Nein. Die Verantwortung für die gesetzlichen Pflichten liegt beim Vorstand und bleibt dort. Wir sorgen dafür, dass er sie erfüllen kann: dass die Nachweise geführt sind, die Fristen bekannt und die Unterlagen auffindbar. Alles andere wäre ein Haftungsversprechen, das niemand seriös geben kann.
Verkauft ihr eine eigene Software?
Nein. Wir verkaufen kein Produkt und keine Lizenzen. In der Bestandsaufnahme wählen wir gemeinsam die Vereinssoftware aus, die zu eurem Betrieb passt — oder richten die ein, die ihr schon gekauft habt. Sie läuft unter euren Zugängen und gehört euch. Wir bauen die Abläufe, Nachweise und Automatisierungen darum herum.
Braucht ihr Zugriff auf unsere Mitgliederdaten?
In der Regel ja, sonst lässt sich die Beitrags- und Mitgliederverwaltung nicht einrichten. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den du vor Projektbeginn bekommst. Zugriffe laufen über benannte Konten, nicht über geteilte Zugangsdaten.
Was passiert, wenn wir kündigen?
Alles läuft in euren Systemen unter euren Zugängen, nicht in unseren. Das Betriebshandbuch bleibt bei euch und beschreibt jeden Ablauf so, dass ihn auch jemand anders übernehmen kann. Genau das ist der Punkt der Übung.
Wie lange dauert der Aufbau?
Den verbindlichen Zeitraum nennen wir nach der Bestandsaufnahme, nicht vorher. Er hängt vom Umfang ab und davon, wie schnell wir Zugänge und Auskünfte bekommen.
Für wen ist das nichts?
Für Vereine ohne laufenden Betrieb, ohne wirtschaftliche Gesellschaft dahinter und ohne Bereitschaft, Abläufe zu ändern. Ein System, das neben den gewohnten Wegen herläuft, wird nicht benutzt.
11 — Nächster Schritt
Lass uns 30 Minuten auf deinen Betrieb schauen.
Kostenlos und unverbindlich. Danach weißt du, wo dein Betrieb steht und ob sich eine Zusammenarbeit für dich rechnet.
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